Kravspesifikasjon Løypepreparering 2016-2021

Tilbudsgrunnlag pr 08.02.2016
Innhold:

1. Generelt om tilbudet

2. Vinterløyper
1. Kvalitetskrav
2. Grunnpreparering av løypetraseer (01.09-15.10)
3. Preparering av tidligsnø (fra 01.10)
4. Preparering grunnprinsipper
5. Prepareringsplan 1 Basis løyper (01.10-30.04)
6. Prepareringsplan 2 Utvidelse hovedsesong
7. Prepareringsplan 3 Høysesonguker
8. Prepareringsplan tidligløyper og vårskiløyper
9. Skileikområde
10. Skilting
11. Varmestuer

3. Sommerløyper
1. Definering av turstinett
2. Skilting sommerturstier
3. Klopper og vedlikehold

4. Spesifisering av tilbudet
1. Krav til utstyret
2. Fakturering og rapportering
3. Tilleggsarbeid

1. Generelt om tilbudet

Beitostølen Løypeforening har ansvaret for løypenettet i og rundt Beitostølen sommer som vinter.

De som innleverer tilbud overtar ansvaret for løypenettet, som skal driftes for operatørens regning og risiko. Alle utgifter forbundet med oppdraget, herunder nødvendig materiell og utstyr, skal dekkes av operatøren, med mindre annet klart fremkommer nedenfor.

Det kreves at operatør rydder søppel i løypenettet, både løpende gjennom vinteren, og etter endt sesong. Operatøren har også ansvar for å rydde søppel i turløypenettet ved start og slutt av sesong

2. Vinterløyper

1. Kvalitetskrav

Løypenettet på Beitostølen skal til enhver tid være av høy kvalitet og operatør skal alltid sørge for optimal kvalitet i forhold til vær, snø- og vindforhold, mengde brukere og slitasje på løypene. Løypene skal være for både aktive utøvere og turløpere i alle kategorier. Løypenettet skal så langt det er mulig være universelt utformet. (Tilpasset ulike brukergrupper).

2. Grunnpreparering av løypetraseer (01.09-15.10)

Følgende hoved løyper skal prepareres med risknuser og være ryddet og kvistet. Kratt-/grenhøyde skal være maks 10 cm:

Grønn 1 inkl. tilførsel langs Beitovegen og kulturbeite og fra Hegge Leiligheter, grønn 2, grønn 4 (øvre del), grønn 7, blå 1 og blå 5. Tilførsel rød 1 fra skistadion via Syvervegen til bunnstasjon Knauseheisen.

Dette skal gjøres på høsten etter 01.09 og arbeidet skal være fullført innen 15.10. Våte partier, bekker ol. skal også utbedres med klopper slik at nedlegging av snø og tidligløyper har best mulig grunnforhold.

Grunnpreparering som beskrevet i 1. avsnitt pkt. 2 skal være inkludert i løypetilbudsprisen. Betaling fordrer rapportering av utført arbeid.

3. Preparering av tidligsnø (Fra 01.10)

Operatør skal få lagt såle så tidlig som mulig, samt hvert år se på muligheter for tidligløyper på stølsveier eller Valdresflya
1. Hovedløyper: I hovedløyper (ref punkt 2), skal det ved første snøfall fra 01.10 kjøres med løypemaskin med gummibelter og glattebrett  / eller tilsvarende utstyr slik at såle for skiløyper blir klart så tidlig som mulig.

2. Høyfjellsløyper: I høyfjellsløyper som rød 1, 3 (nedre del) og 5 skal det ved snøfall over 25 cm kjøres med løypemaskin med gummibelter og glattebrett  / eller tilsvarende utstyr for å legge ned snø og bygge opp såle. Dette er spesielt viktig på vindutsatte områder. Vi forventer at man gjør disse operasjonene så raskt det lar seg gjøre for å unngå at vinden transporterer bort snøen.

4. Preparering grunnprinsipper

1. Alle løyper skal kjøres med ett klassiske spor på hver side og plass til friteknikk i midten på løyper med 6 meter maskin. I løyper med minimum 4 meters bredde skal sporsetting justeres etter forholdene men minimum alltid 1 klassisk spor.
2. Grønn 1,2,4,7, blå 1 og blå 5 skal prepareres med 6 meter bredde. Øvrige løyper skal prepareres med minimum  4 meters bredde. Rød 1 skal kjøres med 6 meters bredde når det blir nok snø.
3. Løypenettet skal være ferdigpreparert før kl. 10:00 hver dag. Når operatør arbeider med å legge såle og opparbeide løyper kan dette gjøres på dagtid.
4. Ved stabilt kaldt vær kan slitte løyper kjøres på kveldstid, eventuelt tidlig om morgenen slik at de rekker å sette seg og bli faste før bruk.
5. Ved milde værtyper med mulighet for kuldegrader på natta skal grunnprinsippet være at løypene kjøres på kveld/natt for å sette seg.
6. Hvis løypene står godt, ikke er slitt og det er stabilt kaldt vær kan løypepreparering sløyfes for å spare miljø og kostnader. Hvis dette skjer skal dette informeres om årsak på løyperapporten!.
7. Ved mye vind og store snøfall skal grønn 1, 2, 7 og blå 1 med naturlige tilførselsløyper prepareres kontinuerlig minimum 2 ganger pr. dag. Øvrige løyper kan da sløyfes.
8. Det skal rapporteres på Løyperapporten hver dag, eventuelt flere ganger i løpet av dagen dersom det oppstår avvik i forhold til tidligere rapport.
9. Rapporteringstyper på valgt digital løsning:
-Kjøreplan for dag/dato: Legges ut kvelden før med hva som er planlagt neste dag sammen med værmelding. Skriv alltid “ se oppdatert kjøreplan i morgen før kl 10 og følg med på gps http://www.skisporet.no
-Løpende statusoppdatering kl. og dato: Faktiske forhold med bilde rapporteres senest 10:00 den samme dagen eller flere ganger. Her skal også endringer i kjøreplan samt værforhold nevnes.

5. Prepareringsplan 1 Basis løyper (01.10 til 30.04)

1. Tidligløyper/Treningsløyper /Basisløyper:

Værforhold overvåkes fra 1. oktober, og når forholdene tillater det skal grønn 1, 2, 4 (øvre del)  7  og blå 1, 2 , 3 (fremre del)og 5 samt naturlige tilførsel løyper prepareres. Hvis forholdene gjør dette vanskelig skal andre treningsløyper i nærliggende områder prepareres. Hvis det er for lite snø til å preparere med løypemaskin, skal det kjøres med skuter og rulle eller løypemaskin med gummibelte.

2. Skistadion: Hvis forholdene tillater det skal operatør fra 1. oktober preparere grønn 7 og standplass 2 ganger pr. dag til konkurranse/treningsforhold. Ved behov og mye folk i løypene må operatør vurdere å stenge løyper mens preparering pågår.
Dersom ØSIA / Beitostølen Stadion skal ha ekstra preparering og utkjøring av snø avtales og dekkes direkte av den enkelte arrangør.

6. Prepareringsplan 2 Utvidelse hovedsesong

I tidsperioden fredag før jul til uke 6 og fra uke 10 til førefall.

I tillegg til basispreparering i h.h.t. punkt 5.1 skal det prepareres følgende løyper: Grønn 3, 5, 6, Blå  3, 4,6,7,Rød 1,3 (nedre del) og rød 5.Grønn 5 og rød 5  prepareres klar til lørdager og minst 1 gang til pr uke med maskinbredde 4 meter.

7. Prepareringsplan 3  Høysesonguker

Fra helgen i uke 6 til og med helgen i uke 9 pluss påske (8 dager) skal løypenettet i tillegg utvides med følgende løyper:

Rød 2 og 3 kjøres med løypemaskin.

Rød 4, 7 og 8 stikkes og kjøres med skuter ukentlig og etter store snøfall

Rød 6 prepareres i påske med løypemaskin

8. Prepareringsplan tidligløyper og vårskiløyper

1. Stølsveier:
Ved vanskelige forhold for preparering i h.h.t. punkt 5.1. skal operatør ved tidlig snøfall fra 01.10 søke etter muligheter for å preparere stølsveier i nærområdet  på inntil 30 km trase. Aktuelle områder kan være Jotunheimvegen, Raudalen-Ulvhildsete, Smørkollvegen, Bygdisheimvegen eller Valdresflya. Operatør må innhente nødvendige tillatelser i samråd med styret.
2. Valdresflya
Ved manglende snøforhold på Beitostølen skal det fra 01.10 dessuten kjøres løype på Valdresflya som er tilpasset det som er tillatt fra Statskog/ kommune / Fjellstyret. Disse løypene kjøres med løypemaskin inntil det er tilfredsstillende forhold i løypenettet på Beitostølen.
Når Løypeforeningen anser at det ikke lenger er hensiktsmessig å preparere løyper på Beitostølen skal det dessuten kjøres spor på Valdresflya frem til førefall.

Vårløype skal prepareres med løypemaskin, minimum 5 km i en rundløype. Løype skal kjøres minst 3 ganger pr. uke, hvorav en av dagene skal være i helg(fredag eller lørdag) for best mulig forhold i helgene.

9. Skileikområde

Bergojordet skal bygges opp til skileikområdet og prepareres i perioden 01.12 til førefall. Det skal flatprepareres ved større snøfall enn 10 cm og  settes opp minimumportaler, kuleløyper, staur, m.m. Bergojordet er et sted hvor barn skal leke i snøen og det er derfor særlig viktig at operatøren besørger at området er trygt og fritt for flasker, søppel, hundemøkk etc. Etter sesongavslutning, og senest innen 01.06 skal eventuelle skader på gjerder etc. utbedres. Operatør betaler for stikk/porter.

10. Skilting

Skilt holdes av Løypeforeningen. Operatør holder stikker og karttavler. Vintermerkingen skal være med 2 meters bambusstikk hver 5 – 12 meter. Det skal merkes med 2 meters staur med farge og nummer på hver løype. Disse skal ha en avstand på 100 – 200 meter. Det forventes at merkingen aldri blir mangelfull i forhold til prinsippet om trygg ferdsel i fjellet. Løypeforeningen bekoster alle stedsskilt og operatør setter disse ut, fører tilsyn, reparerer, tar de inn og oppbevarer disse på best mulig måte. Alle skilt og stikk skal være tatt inn innen 20.05. Om dette ikke gjøres vil det trekkes kroner 10.000,- ved neste oppgjør. Området på Stadion og grønn 7 skal være tydelig merket i forhold til fartsretning etter prinsippet om at det ikke skal være mulig å misforstå.  Dette gjelder også på Valdresflya. Operatør skal i løyper med båndtvang sørge for god informasjon om dette. I løyper uten båndtvang skal operatør sørge for informasjon med oppfordring om å holde hunder i bånd for alles trivsel.

11. Varmestuer

Det disponeres i dag 5 varmestuer. Operatør har ansvar for ettersyn, utkjøring av ved –  begrenset til en gang pr dag, renhold ute og inne, fyrstikker og stearinlys. Etter endt sesong og innen 20.05 utføres en opprydding ute og inne. Vi har en gapahuk hvor operatør har ansvaret for daglig å etterse og rydde søppel. Materiell knyttet til varmestuene bekostes av Løypeforeningen, men arbeidet utføres av operatør innenfor anbudssummen.

3. Sommerløyper

1. Definering av turstinett

Beitostølen Løypeforening har ansvaret for turstiene ved og rundt Beitostølen. Se vedlagt kart. Vi har også ansvaret for stien til Gravolskampen og tilbake til  Beitostølen.

2. Skilting sommerturstier

Alle skilt i turstinettet  skal stå oppe fra 1.06 til og med uke 41. De fleste skilt står oppe hele året unntatt de som er i konflikt med vinterløypene på toppen av skiheisen. Operatør fører tilsyn og reparasjon med alle sommerskilter. Løypelag bekoster evt. nye. Operatør setter ut skiltene.

3. Klopper og vedlikehold

Operatør fører tilsyn med stiene og kommer med forslag til hvor det bør legges klopper. Operatør står for arbeid og kostnader med utkjøring av klopper, helst før snøen går, legging av klopper og vedlikehold av klopper og bruer. Løypeforeningen bekoster kloppene.

4. Spesifisering av tilbudet

1. Krav til utstyret

Ved maskinskade på under 24 timer, skal om ikke annen maskin kan settes inn, løypene bli kjørt med snøscooter. Dersom maskinskade medfører at preparering av løypene ikke blir kjørt tilfredsstillende i mer enn 24 timer og det ikke er satt inn erstatningsmaskin, vil det trekkes fra kroner 10.000,- per dag fra og med 24. time ved neste oppgjør.
Det forutsettes at det til enhver tid fra operatørs side skal være en bemanningsplan som sikrer at det ikke blir driftsstopp ved sykdom eller lignende Om så skjer vil det trekkes fra kroner 10.000,- per dag fra første dag ved neste oppgjør.
Alle løyper skal være ferdig preparert i h.h.t. kjøreplan innen klokka 10.00 hver dag.
Driftsstans skal umiddelbart rapporteres Løypeforeningens leder.

2. Fakturering og rapportering

Ved fakturering skal det legges ved en oppfølgingsprotokoll fra avholdt møte mellom operatør og Løypeforening. Dette er viktig at gjennomføres i god tid før forfall, slik at utbetaling ikke blir utsatt pga. manglende oppfølging. Protokoll skal utarbeides og signeres av Løypeforeningens styreleder eller representant fra styret samt av operatør som bekrefter at punktene under er utført.
Avdrag 1. oktober:

Ved forfall skal følgende rapporteres til Løypeforeningen før utbetaling finner sted:

• Sommerturstiskilt er tatt inn og behov for nye klopper er klarlagt og markert på kart og gps for operatør.
• Utført risknusing i h.h.t. punkt 2.
• Tilsyn av varmestuer
Operatør og Løypeforening skal ha avholdt møte for status og plan. Protokoll fra møtet skal vedlegges til faktura for avdrag nr. 1
Avdrag 1. januar:

Operatør og Løypeforening skal ha avholdt et møte hvor status på løyper, varmestuer, lekeområde, skilting er gjennomgått.

Protokoll fra møtet skal vedlegges til faktura for avdrag nr. 2
Avdrag 1. april:

Materiell til nye klopper for sommerstier skal være på lager og plan for utlegging skal utarbeides. Det må planlegges vårkjøring på Valdresflya. Operatør og Løypeforening skal ha avholdt møte for status og plan. Protokoll fra møtet skal vedlegges til faktura for avdrag nr. 3
Avdrag 1 juli:

Løypestikk og skilt skal være tatt inn og forsvarlig lagret. Skilt og karttavler skal være vedlikeholdt og gått over med maling om nødvendig. Operatør og Løypeforening skal ha avholdt møte for status.

Det skal gjennomføres befaring med representant fra Løypeforening og operatør i hoved løyper i h.h.t. punkt 2, samt at operatør skal rapportere eventuelle problemer i andre løyper mht. behov for klopper, bruer og eventuelt behov for grunnarbeid, vurdering av endret løypetrase.

Operatør og Løypeforening skal ha avholdt møte for status og plan. Protokoll fra møtet skal vedlegges til faktura for avdrag nr. 4.

3. Tilleggsarbeid

Løypeforeningen skal hvert år kunne pålegge operatøren tilleggsarbeider for et beløp oppad begrenset til 15% av anbudssummen. Eksempler på slik tilleggsarbeid er reparasjons- og vedlikeholdsarbeider knyttet til varmestuene, eller drift av nye løyper (sommer som vinter) i området.
Tilleggsarbeider faktureres løpende etter de time- og enhetspriser operatøren har gitt i sitt anbud.
For at Løypeforeningen skal kunne foreta en totalvurdering av alle tilbud, må alle tilbydere sørge for å gi et mest mulig fullstendig tilbudsgrunnlag.

Beitostølen 8. februar 2016
Beitostølen Løypeforening

Kristine Granli
Vedlegg : Løypekart vinter

Kart over sommerstier

---

Kontrakt løypekjøring

mellom Beitostølen Løypeforening v/ Styreformann Kristine Granli 2953 Beitostølen

Org nr.: 988.613.568 (Løypeforeningen)
Og
Knut Bj. Aasveen og Knut Ole Rudi  Org nr  970.502.432 (Operatør/Løypekjører)

Beitostølen Løypeforening er en forening som har som oppgave å finansiere løypekjøring i og rundt Beitostølen. Løypeforeningen er en ideell forening som består av representanter for næringslivet, hytteeiere og private beboere. Løypeforening skriver med dette en avtale med løypekjører som blir ansvarlig for preparering av skiløyper og turstier og som fakturerer Beitostølen Løypeforening for dette.
§ 1    Spesifikasjon av oppdraget
Løypekjøringsavtalen ble utlyst i h.h.t. vedlagt kravspesifikasjon (vedlegg 1). Denne kravspesifikasjonen er grunnlaget for det som skal kjøres av operatør, samt hva som skal merkes og vedlikeholdes på sommeren.
Styret i Beitostølen Løypeforening har besluttet at oppdraget tilfaller  Knut Aasveen og Knut Ole Rudi i h.h.t. tilbud datert  03.04.2016 på NOK  2.200.000,- ekskl. mva.
§ 2    Ansvar
Beitostølen Løypeforening har ansvar for avtaler med grunneiere (om ikke annet er spesifisert i kravspesifikasjonen) og gjør dette direkte med den enkelte grunneier eller via Øystre Slidre Kommune som er med og finansierer dette.
Operatør har ikke noe ansvar for oppgjør med grunneiere i forbindelse med løypetraseer. Eventuell driftsstans pga. blokkering eller manglende avtaler med grunneiere endrer ikke betalingsforpliktelse i forhold til § 1.
Operatør er ansvarlig offentlig tillatelse til motorisert ferdsel i utmark.

Operatør er ansvarlig for eventuelle skader hans utstyr påfører andre eller andres eiendom utover normal belastning som skyldes preparering av løypetraseen.
§ 3    Oppgjør og betalingsbetingelser
Operatør fakturerer i h.h.t. § 1  og oppgjør pr. år fordeles på 4 like terminer gjennom året, med start den 01.09.2016 som første utbetaling. Til hver utbetaling skal det legges ved rapport i h.h.t. kravspesifikasjon før utbetaling finner sted.
Forfall er :    1. oktober.

1. januar

1. april

1. juli
Oppdraget er regulert i h.h.t. Statistisk sentralbyrås pris indeks med virkning fra 01.10.2017 Ved regulering legges indekstallet for september 2016 til grunn.
§ 4    Avtalens varighet og betingelser
Avtalens varighet er på 5 år, og løper fra 01.09.2016, med opsjon for Løypeforeningen i ytterligere to år.
Ved driftsstans som skyldes utstyrsmangler eller personalmangel trekkes kr. 10.000,- pr. dag ved neste oppgjør. Ved driftsstans mer enn 5 dager i strekk har Løypeforeningen rett til å eventuelt heve avtalen.
Løypekjører er Løypeforeningens ansikt utad og vi forventer at brukere blir behandlet med respekt og høflighet og god serviceinnstilling. Ved gjentatte og vesentlige brudd på dette vil avtalen kunne heves.
Beitostølen Løypeforening er en forening og ved manglende innbetalinger fra medlemmene, som medfører at Løypeforeningen ikke klarer sine betalingsforpliktelser til operatør, har operatør rett til å stoppe all løypekjøring. Når løypekjøring stoppes pga. manglende betaling har ingen andre lov til å preparere løyper.
Det enkelte styremedlem kan ikke stilles ansvarlig for økonomiske forpliktelser som hviler på Beitostølen Løypeforening.
§ 5    Tilleggsarbeider
Tilleggsarbeid som ikke omfattes av avtalen MÅ avklares på styremøte og godkjennes skriftlig før det påløper ekstra kostnader for Løypeforeningen. Priser for tilleggsarbeid:

Mann med håndverktøy               390,-  pr. time + mva

Snøskuter med fører                     490,-  pr. time + mva

Preppemaskin med fører   (4 m bredde)           870,-  pr. time + mva

Preppemaskin med fører   (6 m bredde)              1.090.- pr. time + mva

Risknuser / terreng gående  traktor m/ fører 600,-  pr time + mva

12 t beltegravemaskin med fører                            850,- pr. Time + mva
§ 6    Tvist
Ved brudd på avtalen skal styret innkalle til ekstraordinær generalforsamling for å komme til en løsning. Dersom det ikke oppnås enighet skal tvist avgjøres med endelig virkning av en voldgiftsnemnd på 3 medlemmer oppnevnt av sorenskriveren i Valdres.
Kontrakten underskrives i 2 eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt eksemplar.
Beitostølen   15.04. 2016

_______________________________                    __________________________

Beitostølen Løypeforening                                       Operatør/Løypekjører

Kristine Granli                                                             Knut  Bj. Aasveen

Knut Ole Rudi